3 जगहों वाला सिस्टम

ज़्यादातर लोगों के पास समय की समस्या नहीं होती। उनकी समस्या है "बहुत सारी जगहें": तीन ऐप्स में नोट्स, दिमाग में काम, मैसेजेज़ में रिमाइंडर, हर तरफ़ अधूरी लिस्ट्स।

3 जगहों वाला सिस्टम इसे ठीक करता है: आपकी ज़िंदगी की हर चीज़ को तीन में से ठीक एक घर मिलता है: एक इनबॉक्स, एक कैलेंडर, और एक लिस्ट। इसके अलावा कुछ नहीं। एक बार सेट हो जाए, तो हर हफ़्ते लगभग 10 मिनट का रीसेट इसे चलाता रहता है।

इसे सेट करने का तरीका यह है।

कदम 1: अपना इनबॉक्स चुनें

आपका इनबॉक्स वह अकेली जगह है जहाँ हर नई चीज़ सबसे पहले आती है: कोई आइडिया, कोई काम, कोई चीज़ जो किसी ने आपसे करने को कही। यह चीज़ों के रहने की जगह नहीं है, बस उनके आने की जगह है।

एक टूल चुनें। यह आपके फ़ोन का नोट्स ऐप हो सकता है, किसी मैसेजिंग ऐप का "खुद को नोट", या एक सादी नोटबुक। अगर इसे खोलने में 2 सेकंड से ज़्यादा लगते हैं, तो कुछ और चुनें।

कदम 2: एक बार अपना दिमाग इनबॉक्स में खाली करें

10 मिनट लें। अभी आपके दिमाग में जो कुछ भी है, सब लिख डालें: खरीदने की चीज़ें, जिन्हें कॉल करना है, आइडियाज़, छोटी-मोटी चिंताएँ। हर चीज़ की एक लाइन। अभी व्यवस्थित न करें, बस इसे दिमाग से निकालकर इनबॉक्स में डालें।

मान लीजिए कोई 25 चीज़ें लिखता है। यह सामान्य है। इस कदम का मकसद छोटी लिस्ट नहीं, खाली दिमाग है।

कदम 3: कैलेंडर को हर उस चीज़ की अकेली जगह बनाएँ जिसका कोई समय है

जो भी चीज़ किसी तारीख या समय से जुड़ी है, वह कैलेंडर पर जाती है, और कुछ नहीं। कोई अपॉइंटमेंट, कोई कॉल, कोई डेडलाइन, कुछ चुकाने का रिमाइंडर।

जो भी कैलेंडर आपके पास पहले से है, वही इस्तेमाल करें (फ़ोन, Google, कागज़)। टूल से ज़्यादा नियम मायने रखता है: अगर उसका कोई "कब" है, तो वह यहाँ जाती है, लिस्ट पर नहीं।

कदम 4: बिना तय समय वाली हर चीज़ के लिए एक लिस्ट बनाएँ

एक ही लिस्ट बनाएँ, एक ऐप में या नोटबुक के एक पन्ने पर, उन सब कामों के लिए जिनकी अभी कोई तय तारीख नहीं है। आपके रोज़मर्रा के ज़्यादातर काम यहीं रहेंगे।

एक कैफ़े मालिक की कल्पना करें, जिसके काम हैं जैसे "कप दोबारा मँगवाना", "अकाउंटेंट को कॉल करना", "बाहर का साइनबोर्ड ठीक करना"। इनमें से किसी को किसी खास दिन होना ज़रूरी नहीं, इसलिए इनमें से कोई कैलेंडर पर नहीं जाता। ये सब एक लिस्ट पर जाते हैं।

कदम 5: अपने इनबॉक्स को बाकी दो जगहों में बाँटें

अब कदम 2 वाले इनबॉक्स पर वापस जाएँ। हर आइटम के लिए एक सवाल पूछें: क्या इसकी कोई तय तारीख या समय है?

• हाँ: इसे कैलेंडर में ले जाएँ।
• नहीं: इसे एक लिस्ट में ले जाएँ।
• अगर यह असल में कोई काम नहीं, बस काम की जानकारी है, तो इसे अलग कहीं (नोट्स में) रखें, इन दोनों में से किसी जगह पर नहीं।

जब आप पूरा कर लें, तो इनबॉक्स खाली होना चाहिए। यही संकेत है कि सिस्टम काम कर रहा है।

कदम 6: रोज़ इनबॉक्स इस्तेमाल करें, बाकी दो नहीं

अब से, नई चीज़ें हमेशा पहले इनबॉक्स में जाती हैं, भले ही आपको ठीक-ठीक पता हो कि उनकी जगह कहाँ है। इससे उस पल में फ़ैसला लेने का बोझ हट जाता है।

उदाहरण के लिए, अगर कोई आपसे अगले मंगलवार वापस कॉल करने को कहे, तो कैलेंडर खोलने के लिए न रुकें। इनबॉक्स में "मंगलवार को वापस कॉल" लिखें और रीसेट के समय उसे सही जगह ले जाएँ।

कदम 7: रविवार का 10 मिनट का रीसेट करें

हफ़्ते में एक बार, आमतौर पर रविवार को, लगभग 10 मिनट तीन चीज़ों पर लगाएँ:

1. इनबॉक्स खाली करें: कदम 5 वाले उसी सवाल से हर चीज़ को कैलेंडर या एक लिस्ट में ले जाएँ।
2. आने वाले हफ़्ते के लिए कैलेंडर पर नज़र डालें: जानें कि क्या पहले से तय है।
3. एक लिस्ट पर नज़र डालें और इस हफ़्ते की 3 सबसे ज़रूरी चीज़ें चुनें।

बस यही पूरा रीसेट है। कोई लंबी प्लानिंग नहीं, बस तीनों जगहों को सही-सलामत रखना।

चेकलिस्ट

• एक इनबॉक्स चुना गया, जो सेकंडों में खुल जाए
• दिमाग की हर चीज़ एक बार इनबॉक्स में लिखी गई
• एक कैलेंडर, सिर्फ़ तारीख या समय वाली चीज़ों के लिए, और कुछ नहीं
• बाकी सब के लिए एक लिस्ट बनाई गई
• इनबॉक्स पूरी तरह बाँटा गया, उसमें कुछ नहीं बचा
• नई चीज़ें हमेशा पहले इनबॉक्स में लिखी जाती हैं
• रविवार का 10 मिनट का रीसेट हर हफ़्ते के रिमाइंडर के रूप में सेट

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