三处系统

大多数人缺的不是时间，而是被“地方太多”拖住了：笔记分散在三个应用里，任务都记在脑子里，提醒藏在短信中，到处是写了一半的清单。

三处系统的解决办法是：给生活中的每件事都安排一个固定的去处，而且只有三个：收集箱、日历和唯一清单。除此之外什么都不要。设置好以后，每周大约 10 分钟的整理就能让它一直运转下去。

下面是设置方法。

第 1 步：选好你的收集箱

收集箱是所有新事情最先落脚的唯一地方：一个想法、一项任务、别人托你办的一件事。它不是事情长期存放的地方，只是它们到达的地方。

选一个工具就好。可以是手机上的备忘录、聊天应用里的“发给自己”，或者一个普通的笔记本。如果打开它要超过 2 秒，就换一个。

第 2 步：把脑子里的东西一次性倒进收集箱

花 10 分钟，把此刻脑子里的所有事情都写下来：要买的东西、要打的电话、想法、小小的担忧。每件事一行。先别整理，只要把它们从脑子里搬进收集箱就行。

假如有人写下了 25 件事，这很正常。这一步的目标不是得到一张短清单，而是让脑子清空。

第 3 步：把日历设成所有有时间的事情的唯一去处

凡是和某个日期或时间挂钩的事情，都放进日历，别的不放。一个预约、一通电话、一个截止日期、一个付款提醒。

用你现在已有的日历就行（手机、Google、纸质的都可以）。规则比工具更重要：只要有“什么时候”，就放这里，不放清单上。

第 4 步：为所有没有固定时间的事情建一张唯一清单

建一张唯一的清单，放在一个应用里或者笔记本的一页上，用来记下所有要做但还没有具体日期的事情。你大部分日常任务都会放在这里。

想象一位咖啡馆老板，手头有“补订杯子”“给会计打电话”“修好门外的招牌”这样的任务。这些事都不必在某个确切的日子完成，所以都不放进日历，全部放进唯一清单。

第 5 步：把收集箱里的东西分到另外两个地方

现在回到第 2 步的收集箱。对每一项只问一个问题：它有具体的日期或时间吗？

• 有：移到日历。
• 没有：移到唯一清单。
• 如果它其实不是任务，只是有用的信息，就单独存放（放进笔记），不放进这两个地方。

整理完以后，收集箱应该是空的。这说明系统在正常运转。

第 6 步：每天只用收集箱，不直接用另外两个

从现在起，新事情一律先进收集箱，哪怕你清楚它该放哪儿。这样当下就不用做决定。

比如，有人请你下周二回电话，不用停下来打开日历。在收集箱里写下“周二回电话”，等整理时再移过去。

第 7 步：做每周日 10 分钟的整理

每周一次，通常在周日，花大约 10 分钟做三件事：

1. 清空收集箱：用第 5 步的同一个问题，把所有东西移到日历或唯一清单。
2. 浏览下周的日历：清楚哪些事已经定好了。
3. 浏览唯一清单，挑出本周最重要的 3 件事。

整理就这么多。不需要深度规划，只是让这三个地方保持真实可靠。

清单

• 选好一个收集箱，几秒内就能打开
• 把脑子里的所有事情一次性写进收集箱
• 一个日历只用来放有日期或时间的事情，别的不放
• 为其他所有事情建好唯一清单
• 收集箱已全部分完，里面什么都没剩
• 新事情总是先记进收集箱
• 把每周日 10 分钟的整理设为重复提醒

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